Retningslinjene er delt inn i to deler: Del I omfatter de nye ”skal-kravene” i Bestemmelser for statlig økonomistyring. Del II omfatter andre forhold.
DEL I
1 Mål for bruk av midlene
Hovedmålet er å bidra til å verne samiske kulturminner og kulturmiljø på en måte som styrker samisk kultur og identitet.
2 Kriterier for måloppnåelse
Sametinget vil undersøke om tilskuddsmottakere har gjennomført de tiltak de har fått tilskuddsmidler til. Sametinget vil opplyse om rapporteringskrav i tilskuddsbrevet.
3 Tildelingskriterier
Sametinget fastsetter mål, strategi og tiltak i sitt årlige budsjett. Budsjettvedtaket gir overordnede prioriteringer for støtteordningen. Mangfold, likestilling og et helhetlig perspektiv skal være viktige grunnprinsipper for Sametinget.
Det gis blant annet støtte til restaurering av samiske bygg i samiske lokalsamfunn med samisk deltagelse, registrering av samiske kulturminner og planlegging mv. i forbindelse med kulturminnevern. Tildeling av støtte skal skje på basis av søknader, jf. del II hva søknaden skal inneholde.
Sametingets tilskuddsstyre kan fastsette ytterligere kriterier for støtte. Kriteriene skal være i samsvar med målet for bruken av midlene.
4 Oppfølging og kontroll
Tilskuddsmottakere skal sende inn rapport til Sametinget. Rapporten skal vise at tiltaket/prosjektet er gjennomført, eventuelt en avvikrapport i forhold til planen med forklaringer til hvorfor planen ikke ble gjennomført, en oppstilling av hvordan midlene er brukt (regnskapsoppstilling) og om prosjektet har vært vellykket eller ikke slik at man kan fange opp gode og dårlige erfaringer fra prosjektene som andre kan ha nytte av. De som får tilskudd over kr 60 000 skal levere et revisorattestert regnskap.
Når tilskuddsbeløpet utbetales i flere terminer, skal tilskuddsmottaker sende inn rapport som viser hva som er gjort så langt, og om prosjektet er i tråd med det som var oppgitt i søknaden. Avvik skal forklares. Rapporten skal være grunnlaget for utbetalinger til tilskuddsmottaker. Rapporten skal signeres av to personer.
Sametingets kontroll av rapportene baseres på risiko og vesentlighetsvurderinger.
5 Evaluering
Den viktigste resultatkontrollen med tilskuddsmidlene gjøres i evalueringene. Tilskuddsordninger skal evalueres med jevne mellomrom og skal tilpasses hver enkel tilskuddsordning.
Departementet og tilskuddsforvalter skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om tilskuddsordningene er effektive i forhold til ressursbruk, organisering og fastsatte mål, jf Bestemmelser om statlig økonomistyring kap. 6.5.
Likestillingsloven, § 1a. Plikt til å arbeide for likestilling, forplikter offentlige myndigheter til å arbeide aktivt, målrettet og planmessig for likestilling mellom kjønnene på alle samfunnsområder. Evalueringen skal gi svar på om eller i hvilken grad det eksisterer forskjellsbehandling og eventuelle skjevheter mellom menn og kvinner.
DEL II
6 Kunngjøringer
Kunngjøring av ordningen må foretas slik at den aktuelle målgruppen nås (media, Sametingets hjemmeside). Kunngjøringen skal minimum beskrive formålet med støtteordningen, tildelingskriterier, hvilke opplysninger søkeren må gi i søknaden og søknadsfrist.
7 Krav til søknadens innhold og form
Støtte fra tilskuddsordningen tildeles på grunnlag av søknad. Søknaden skal inneholde søkerens navn og adresse, telefon- og faksnummer, e-postadresse, organisasjonsnummer (eventuelt personnummer), målsetting med prosjektet og hva resultatene skal benyttes til, beskrivelse av søkers og samarbeidspartnere og deres erfaring og bakgrunn, søknadssum og budsjett, framdriftsplan, kostnadsoverslag og finansieringsplan. Det må søkes på særskilt søknadsskjema og innenfor kunngjorte søknadsfrister.
8 Søknadsbehandling og klagebehandling
Tildeling av støtte skal skje på basis av søknader. Sametingets tilskuddsstyre kan delegere behandling av søknader til Sametingets administrasjon. Avgjørelser om tildeling skal være skriftlig dokumentert. Innvilget søknad skal bekreftes med tilskuddsbrev som sendes hver enkelt mottaker. Tilskuddsbrevet skal inneholde de kravene som går frem av Bestemmelser om statlig økonomistyring, pkt 6.3.3.
For klagebehandling gjelder forvaltningsloven av 10. februar 1967. Enkeltvedtak kan påklages til tilskuddstyret eller den tilskuddstyret har gitt fullmakt. Dersom tilskuddsstyret ikke omgjør opprinnelig enkeltvedtak, går saken til endelig klagebehandling i Sametingsrådet.
9 Utbetaling og tilbakebetaling
Tilskuddsbeløp utbetales etter hvert som mottakeren har behov for å dekke sine utgifter.
Inntil 70 % av tilskudd kan utbetales etter anmodning når prosjektet er dokumentert igangsatt, og restfinansieringen er dokumentert. Siste delutbetaling vil bli foretatt når prosjektet er gjennomført og når prosjektrapport og regnskap er sendt Sametinget.
Tilbakebetaling til Sametinget kan kreves dersom mottaker ikke sender inn rapporter som forutsatt i tilskuddsbrevet, oppgir uriktige opplysninger, tilskuddet ikke er benyttet i henhold til intensjonen med tildelingen, eller ved for mye utbetalt tilskudd. Dersom mottaker ikke betaler tilbake tilskuddet, vil Sametinget vurdere rettslig skritt for å få tilbakebetalt sitt tilgodehavende.
10 Overordnet kontroll
Sametinget skal etablere et forsvarlig og hensiktsmessig system for tilskuddsforvaltningen som sikrer korrekt saksbehandling fra søknader kommer inn og til endelig sluttutbetaling.
Basert på risiko- og vesentlighetsbetraktninger skal Sametinget kontrollere at tilskuddsforvaltningen fungerer kvalitativt som det skal.
Departementets ansvar er å påse at Sametinget har et system for tilskuddsforvaltningen som er i samsvar med økonomiregelverket og at retningslinjene følges.
I samsvar med Bevilgningsreglementets § 17 kan Sametinget, departementet og Riksrevisjonen iverksette kontroll med at midlene nyttes etter forutsetningene.